Co trzecia firma którą obsługuję prowadzi CRM w Excelu. Arkusz z kolumnami: klient, kontakt, data ostatniego kontaktu, status, notatki. Uzupełniany ręcznie, dostępny tylko lokalnie, bez przypomnień i bez historii zmian.
Kiedy pytam dlaczego nie używają gotowego CRM-a, odpowiedź jest zwykle jedna z dwóch: "za drogi" albo "za skomplikowany, 80% funkcji nam niepotrzebnych".
Obie odpowiedzi są uzasadnione. Salesforce kosztuje 300+ USD miesięcznie za użytkownika przy podstawowym planie. HubSpot ma bezpłatny plan, ale przy pierwszej potrzebie czegoś poważniejszego zaczyna się cennik. Pipedrive to 15-50 EUR na użytkownika miesięcznie. Do tego wdrożenie, szkolenie, integracje.
Kiedy gotowy CRM ma sens
Standardowe procesy sprzedażowe - prospecting, pipeline, oferta, zamknięcie - gotowe CRM-y obsługują dobrze. Jeśli Twój proces sprzedaży wygląda jak u 70% firm w branży, dopasowanie do gotowego systemu zajmie tydzień zamiast trzech miesięcy budowania własnego.
Też jeśli potrzebujesz wielu integracji z gotowymi narzędziami (marketing automation, e-mail sequences, raportowanie) - ekosystem wokół Salesforce czy HubSpot jest rozbudowany i sprawdzony.
Małe zespoły (2-5 osób) z prostym procesem: HubSpot w bezpłatnym planie lub Pipedrive w podstawowym to sensowny start. Nie trzeba budować własnego.
Kiedy gotowy CRM nie wystarczy
Problem pojawia się gdy Twój proces jest wystarczająco specyficzny, żeby gotowy system nie pasował bez poważnych modyfikacji.
Pracuję z firmami z branży wypożyczalni samochodów. Ich "CRM" to coś więcej niż zarządzanie kontaktami i pipeline sprzedażowy - to zarządzanie flotą pojazdów, rezerwacjami, dostępnością, polisami, przeglądami, mandatami i generowaniem umów. Żaden gotowy CRM tego nie obsłuży. Musiałbyś kupić 5 różnych systemów i sklejać je integratorami.
Inne sygnały że warto rozważyć własny system:
- Regularnie eksportujesz dane z CRM-a do Excela żeby coś policzyć (system nie daje Ci potrzebnych raportów)
- Masz własną bazę danych (PostgreSQL, MySQL) z której CRM nie potrafi korzystać
- Klienci mają dostęp do panelu - gotowe CRM-y są zrobione dla pracowników, nie dla klientów końcowych
- Płacisz za 10 miejsc w subskrypcji i używasz 3
Ile kosztuje własny CRM
Proste panele zarządzania - kilka widoków, filtrowanie, dodawanie klientów, historia kontaktów - to 4000-8000 zł jednorazowo. Utrzymanie: hosting (20-80 zł/mies.) i ewentualne poprawki.
Bardziej rozbudowane systemy z automatyzacjami, integracjami API, generowaniem dokumentów, raportami - 15 000-40 000 zł i wyżej, zależnie od zakresu.
Rachunek jest prosty: jeśli płacisz 200 USD/mies. za CRM którego nie lubisz używać, w 3 lata to 7200 USD. Za tę kwotę można zbudować coś skrojonego na miarę, z jednorazowym kosztem i znacznie niższym utrzymaniem.
Czego nie warto robić
Budować własnego CRM od zera kiedy macie 2 osoby w firmie i 50 klientów. Overhead operacyjny (hosting, aktualizacje, backupy) jest realny i wymaga kogoś kto to utrzymuje. Dla małej skali gotowy system jest po prostu tańszy.
Również: nie warto budować wszystkiego naraz. Zaczynam od MVP - minimalnej wersji z tym co najważniejsze. Zwykle po miesiącu używania okazuje się że połowa planowanych funkcji nie jest potrzebna, a brakuje czegoś innego. Lepiej budować iteracyjnie niż zaprojektować idealny system na papierze i wydać na niego 50 000 zł zanim w ogóle zaczniesz go używać.
Jak podjąć decyzję
Policz ile miesięcznie płacisz lub zapłaciłbyś za gotowy CRM. Pomnóż przez 24 (2 lata). Jeśli ten wynik jest zbliżony do kosztu budowy własnego systemu, a do tego Twój proces jest specyficzny - własne rozwiązanie zaczyna mieć sens.
Jeśli masz wątpliwości, napisz mi jak wygląda Twój proces. Powiem wprost czy gotowy CRM będzie wystarczający, czy rzeczywiście warto budować.